В скором времени сотрудники больше не смогут подписывать документы от лица организации или ИП электронной подписью сотрудника. При электронном взаимодействии нужно будет применять свою личную ЭП физлица и прикреплять к подписанному документу машиночитаемую доверенность (далее – МЧД).
МЧД – электронный аналог бумажной доверенности, – уже используют многие компании и отмечают простоту, удобство и преимущества данного решения. С 1 сентября 2023 г. использование МЧД станет обязательным для всех сотрудников и представителей юридических лиц и ИП в соответствии с поправками в закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Действующими электронными подписями сотрудника можно будет пользоваться без МЧД до окончания срока их действия, но не позднее 31 августа 2024 г.
Наша компания присоединилась к эксперименту по обмену МЧД через цифровую платформу распределенного реестра (далее – ЦПРР) блокчейн ФНС и стала оператором одного из узлов ЦПРР. Специалисты ITCOM разработали удобный сервис управления МЧД Айтиком.Доверенности, в котором можно создавать, регистрировать, проверять и хранить доверенности. Будут доступны и такие функции, как импорт, экспорт, контроль срока действия и др.
Оставить заявкуОтправляя заявку, вы соглашаетесь с правилами обработки персональных данных
Что представляет собой сервис управления МЧД от ITCOM
Сервис управления МЧД Айтиком.Доверенности является SaaS решением. Это облачная модель предоставления программного обеспечения, когда все данные хранятся на удаленных серверах, а пользователи имеют к ним доступ через специальный сервис или приложение. Данный сервис интегрирован с узлом ЦПРР ФНС.
На кого рассчитан
Сервис подходит для всех видов отношений в части создания доверенностей, которые не требуют нотариального подтверждения – B2B, B2C, B2G, C2C.
Ограничений по размеру бизнеса и сферам деятельности нет. Сервис станет надежным помощником как для одиноких ИП, так и для крупных холдингов. Особенно будет удобен для компаний с большим штатом и территориальными подразделениями, когда в работу с доверенностями вовлечено много лиц и важно прослеживать действия сотрудников и централизованно управлять МЧД.
Отличительные особенности
Помимо основного функционала – создание, регистрация, проверка, хранение МЧД, – у сервиса есть ряд особенностей:
- Наличие ролевой модели для подключения к управлению доверенностями ответственных сотрудников компании и присоединения к сервису представителей с целью автоматизации ввода данных при создании МЧД.
- Настройка связей между организациями для обеспечения доступа к МЧД на уровне холдинга.
- Возможность импорта доверенностей, выпущенных другими узлами ЦПРР ФНС для обеспечения возможности управления всеми доверенностями из «единого окна».
- Поддержка усовершенствованных подписей, позволяющих оставлять штамп времени при подписании МЧД доверителем.
- Наличие API для интеграции с информационными системами компании.
Также в сервисе реализованы механизмы подтверждения фактов регистрации доверенностей и приема заявлений на отмену МЧД.
Форматы МЧД
В сервисе поддерживаются формат Минцифры для коммерческого взаимодействия хозяйствующих субъектов (002) и формат ФНС (5.01).
В скором времени планируем обеспечить поддержку единого формата Минцифры (003).
Хранение МЧД
Машиночитаемые доверенности, созданные в нашем сервисе, хранятся в ЦПРР ФНС. В самом сервисе Айтиком.Доверенности хранятся обновляемые данные МЧД, которые были созданы в сервисе или импортированы в него. Все доверенности доступны в режиме 24/7.
Из сервиса в любой момент можно экспортировать МЧД в виде архива с файлом доверенности и подписи, либо PDF файл для печатной версии МЧД.
Выбор и проверка полномочий
При создании МЧД пользователь выбирает полномочия из справочников Федеральных органов исполнительной власти, размещенных в ФГИС ЕСНСИ – Приказ Минцифры от 18.08.2021 № 856. Исключение – классификатор полномочий для B2B взаимодействия, который еще находится в разработке у Минцифры. Его публикация в Единой системе нормативной справочной информации ожидается в ближайшее время. Пока полномочия для B2B можно указывать в человекочитаемом виде в специальном текстовом поле.
Проверка полномочий, как правило, осуществляется в системах ЭДО при поступлении входящих документов и при их создании.
Проверка МЧД
В сервисе доступна возможность быстрой проверки статуса и срока действия любой МЧД, зарегистрированной в ЦПРР ФНС, а также экспорт любой доверенности на основании предоставленного пользователем номера доверенности и ИНН доверителя.
Созданные в сервисе или импортированные в него МЧД ежедневно обновляются, что гарантирует отображение актуального статуса по каждой МЧД.
Штамп времени
В момент подписания МЧД усовершенствованной подписью формата CAdES T и выше модуль подписания, интегрированный в сервис управления доверенностями Айтиком.Доверенности, будет обращаться в нашу собственную службу доверенного времени для формирования штампа. После формирования штамп времени будет включен в файл подписи. Данный функционал уже реализован в сервисе Айтиком.Доверенности.
Отмена МЧД
Для отмены доверенности в сервисе нужно зайти в режим просмотра и кликнуть по кнопке «Отменить». После чего будет сформировано заявление на отмену МЧД, которое пользователю необходимо подписать ЭП и отправить в ЦПРР ФНС на регистрацию.
Создание МЧД передоверия
В сервисе реализовано передоверие от одного юридического лица другому. В теле МЧД необходимо будет указывать данные начальной и конечной доверенностей для построения цепочки передоверия.
Обработка персональных данных
Для работы в сервисе Айтиком.Доверенности требуется авторизация с помощью сертификата КЭП, поэтому мы становимся оператором обработки персональных данных пользователей. Согласие на обработку персональных данных запрашивается до момента авторизации в сервисе МЧД.
Важно. Лицо, создающее доверенность, должно получить от включаемых в состав доверенности лиц согласие на передачу их персональных данных третьей стороне.
Запуск сервиса управления МЧД Айтиком.Доверенности
На данный момент сервис МЧД Айтиком.Доверенности уже запущен. До 1 августа 2023 года сервис доступен любому пользователю без ограничений функционала абсолютно бесплатно. После промо-периода доступ в сервис и все созданные в нем или импортированные в него МЧД сохранятся, но с рядом ограничений по функционалу, подробно описанных в самом сервисе на вкладке тарифов организации доверителя.
Также уже сейчас возможно приобретение лицензий, которые начнут свое действие сразу после окончания промо-тарифа. Это позволит продолжить использование сервиса без ограничений функционала.
Обеспечим клиентам плавный переход на работу с МЧД
Сервис управления МЧД Айтиком.Доверенности полностью готов к интеграции с системами электронного документооборота посредством API. Мы приветствуем подобные намерения и готовы оказывать всю необходимую консультационную поддержку и своевременное развитие методов API по необходимости.
Кроме того, при разработке сервиса МЧД наши специалисты постарались максимально автоматизировать процесс заполнения форм доверенностей. К примеру, пользователи нашего сервиса по выпуску ЭП после получения сертификата электронной подписи автоматически получат видимость данных по своим сотрудникам в сервисе по управлению МЧД.
Приглашаем всех заинтересованных лиц к сотрудничеству и использованию нашего сервиса управления машиночитаемыми доверенностями.